Projektstyringsværktøjer kan bruges i mange brancher

I rigtig mange virksomheder – både konsulent- og produktionsvirksomheder – er der et behov for at se projekters udvikling.

For konsulentvirksomheder som vores planlægger vi timerne, som vi har solgt på vores udviklere i lang tid frem.

Her ligger vi projekterne ind i vores værktøj, så alle medarbejdere kan se, hvornår den enkelte udvikler er booket og hvor mange timer, der er booket på det enkelte projekt.

Hermed kan vi også se, hvornår vi kan booke nye opgaver ind.

Hos produktionsvirksomheder er det også vigtigt, at medarbejderne kan se hvornår, de skal påbegynde et nyt projekt. 

Her kan det laves, så de enkelte medarbejdere kan gå ind og skrive på, hvor langt de er med projektet, så andre medarbejdere i produktionen kan følge udviklingen.

På denne måde kan den næste medarbejder få en notifikation, når projektet er så langt, så han/hun kan gå i gang med sin del.

Altså sparer medarbejderne tid, og de bliver mindre forvirret.

Vores måde at projektstyre på

Som sagt så planlægger vi gerne vores timer lang tid frem – gerne i uger, og hvis vi kan – måneder.

Det gør vi til dels for, at udviklerne ved hvor lang tid på den enkelte kunde, de er booket, og hvilke dage de skal arbejde på den enkelte kunde.

Men også for at vi kan sige til nye kunder, hvornår vi kan udvikle på deres projekt.

Når vi så får en ny kunde, får vi det lagt i vores projektstyringsværktøj med følgende:

• Kundenavn
• Antal timer
• Hvilken udvikler der skal udføre opgaven
• Hvilke dage pr. uge, der skal arbejdes

Se eksempel her

Her kan alle medarbejdere så se, hvornår Tom skal arbejde på avecdo.

Hvér mandag har vi intern møde, hvor vi gennemgår ugens opgaver, og kan med det samme sætte timerne ind i projektstyringsværktøjet, så vi kan følge med.

Få et bedre overblik

Et projektstyringsværktøj skal være med til at give hele virksomheden et bedre overblik over projekter, der er i gang, og dem som er planlagt frem i tiden.

Før vi havde dette værktøj, var det totalt uoverskueligt for ledelsen at følge med i, hvordan teamet var booket.

Derfor valgte vi at gå i gang med at udvikle vores eget projektstyringsværktøj.

Et værktøj som passer rigtig godt til konsulentbranchen, men som med små ændringer også kan bruges til produktionsvirksomheder.

Indtil da har vi brugt excel, så vi kan holde overblik over teamets opgaver osv.

Det har givet ledelsen mere ro i maven og gjort det nemmere at finde ud af, hvornår vi kan tage nye opgaver ind.

Mål på dine projekter

En anden ting som et projektstyringsværktøj skal hjælpe med er, at kunne måle på projekterne.

Med måling mener vi, at kunne se det økonomiske aspekt for projektet.

Det er vigtigt, at kunne se efter et projekt er færdigt, om det har kunne betale sig at lave – altså om virksomheden har tabt penge, om det er gået lige op eller, om der er fortjeneste på det.

Dette kan laves på mange måder, men det er vigtigt at lave efterkalkulationer på projekter.

Få glade medarbejdere

Én af de ting som vi har kunne mærke hos os er, at vores medarbejdere er rigtig glade for, at der er struktur på tingene.

De ved præcis, hvad de skal lave, for hvilken kunde, hvor mange timer der er sat af osv.

Det giver dem en vis tryghed i deres arbejde, og de har altid et sted, de kan gå ind og følge med.

Konklusion

Alt i alt har det givet os rigtig meget ro i maven, siden vi har fået styr på ugens opgaver, sat struktur på det og fået det lagt i skema.

Det er noget vi anbefaler ALLE at gøre, som laver projekter på den ene eller anden måde.

Vores projektstyringsværktøj passer godt til konsulentbranchen, men med små ændringer, kan produktionsvirksomheder også bruge det.