De fleste arbejdsprocesser kan optimeres

Når man går igang med at digitalisere en virksomhed, er det vigtigt at se på hvor man får mest ud af at optimere processerne, men faktisk er der næsten ikke nogen begrænsning på hvad der kan digitaliseres.

Der er dog nogle fokuspunkter man skal have med i sin strategi for at optimere processerne – og det mest nærliggende er at se på hvad der koster længst tid, og derved giver en direkte hurtig ROI (Return on investment).

Monotone arbejdsprocesser

Optimer og digitalisér de kedelige processer…!

Mange monotone og kedelige processer kan optimeres eller automatiseres. Det kan eksempelvis være automatisk bestillig af produkter ved leverandør, når lager niveauet kommer under et vist niveau – eller input af data fra et system til et andet system (indlæsning af filer, oprettelser af fakturaer eller lignende).

Jo mere du forbedre de kedelige arbejdsprocesser – des gladere bliver dit team faktisk også, ofte med resultatet at din omsætning stiger fordi der pludselig er tid til at tænke over nye og mere spændende opgaver og tiltag.

Så lidt papir som muligt i produktionen eller webshoppen

Det kan være en stor fordel for dig, at forsøge at undgå at have nogle papirer ude i virksomheden overhovedet. Pluk sedler, pakkesedler, bestilingslister og alt muligt andet kan med stor fordel køres igennem eksempelvis en tablet – så man lettere kan gøre det – så dataen er live synkroniseret med IT systemerne.

En af vores cases: Optimering af varemodtagelse

En af vores cases: Optimering af varemodtagelse

Varemodtagelses processen var tidligere følgende:

1. Fredag: Bestilling ved leverandør
2. Mandag: XYZ leverandøren bekræfter afsendelsen af X forskellige antal varer med Y antal – til levering tirsdag
3. Mandag: Kontoret udskriver X antal sedler til modtagelsen med forventede varer og forventet ankomst fra XYZ leverandøren.
4. Tirsdag: Pakkeriet bladrer rundt i papirerne og finder sedlen om XYZ leverandøren, og krydser af med kuglepen på papirene ved modtagelse – samt korrigerer antallet.
5. Tirsdag/Onsdag: Pakkeriet får afleveret sedlerne tilbage til kontoret der nu indtaster og rykker leverandøren for forkerte sendte varer og forkerte antal etc.

Efter digitalisering af processen blev det i stedet:

1. Fredag 14.01: Bestilling elektronisk ved leverandør – nogle bestillinger endda automatiseret.
2. Fredag 14:30: Leverandør bekræfter elektronisk og afsender lastbil med varene kl. 14.45.
3. Mandag 07.00: Pakkeriet modtager varene og kan straks se på tablet hvad der forventes i dag – uden at stå ved en printer og bladre i papirer. Der lægges på lager med stregkoder, så ERP systemet / webshoppen ved hvad der er på lager etc. uden manuelt behandling på kontoret.
4. Mandag 07.39: Leverandøren får straks at vide hvad der er modtaget, og hvad der manglede i leveringen samt det modtagne antal, så det er klart hvad der er bekræftet ved modtagelse. Der er endvidere også automatisk lavet en retur ordre på et par varer der er gået i stykker ved forsendelsen og der er delvist godkendt antal modtaget så ordren kan betales for modtaget antal.

Selve processen er hermed faldet i behandlings tid, forsvundne papirer samt en masse andre fejl muligheder, og systemerne taler sammen på tværs af organisationer.

Fra flere dage samt en masse manuel indtastning – til en efterfølgende reel behandlingstid på 39 minutter i den virksomhed vi hjalp… Kontakt os i dag hvis du har brug for hjælp også!

“Sådan har vi jo altid gjort”

Vi har skabt vækst i mange virksomheder igennem digitalisering

Digitalisering af virksomheder møder ofte modstand blandt medarbejderne… Men faktum er at medarbejderne faktisk bliver virkelig glade for de nye tiltag når de ser mulighederne.

Det vigtigste at fortælle teamet er at målet ikke er at spare medarbejdere, men derimod at forbedre arbejdsgangen så det bliver en federe arbejdsplads at være i. Det kan selvfølgelig godt være svært at fortælle – men det er muligt.

Desuden vil det være LANGT mere du får ud af dit team, og de folk du ansætter efter en digitaliseringsprocess, behøver ofte ikke at være så specialiserede som det team du har i dag.

Fremvisning af data på skærme

Nu hvor du har mere data om hvilke ordre der skal pakkes, hvad din omsætning og fejl procent osv er – er det faktisk også en smart idé at begynde at fremvise disse resultater både internt på kontoret, men også ude i f.eks. pakkeriet.

Det vil nemlig medføre at pakkeriet er langt mere forberedt på hvad der kommer, samt hvor mange fejl der har været og hvad der forventes af teamet i næste uge.

Synlige data medfører i mange tilfælde langt højere arbejdsglæde og klarhed over hvad der forventes. Det er for de fleste i staben også nødvendigt at vide hvad sundheden er i virksomheden osv.

Vi har ikke tid til digitalisering

Til det er jeg nødt til at spørge, har I egentlig tid og råd til at lade være? Kontakt os i dag hvis i har brug for hjælp!